DSGVO-Compliance für Coaches: Der komplette Leitfaden

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) betrifft jeden Coach, der personenbezogene Daten verarbeitet. Dieser umfassende Leitfaden zeigt Ihnen, wie Sie rechtssicher arbeiten und gleichzeitig das Vertrauen Ihrer Klienten stärken.

DSGVO-Grundlagen für Coaches

Was sind personenbezogene Daten?

Im Coaching-Kontext umfassen personenbezogene Daten:

• Namen und Kontaktdaten
• Geburtsdaten
• Berufliche Informationen
• Gesundheitsdaten (besonders sensibel!)
• Coaching-Notizen und Fortschritte
• Video-/Audioaufnahmen von Sessions

Die 6 Grundprinzipien der DSGVO

1. Rechtmäßigkeit: Verarbeitung nur mit Rechtsgrundlage
2. Zweckbindung: Daten nur für vereinbarte Zwecke nutzen
3. Datenminimierung: Nur notwendige Daten erheben
4. Richtigkeit: Daten aktuell halten
5. Speicherbegrenzung: Rechtzeitig löschen
6. Integrität: Sicherheit gewährleisten

Rechtsgrundlagen für Coaches

1. Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)

Die häufigste Rechtsgrundlage im Coaching:

• Durchführung der Coaching-Sessions
• Terminverwaltung
• Rechnungsstellung
• Fortschrittsdokumentation

2. Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)

Erforderlich für:

• Newsletter-Versand
• Testimonials
• Foto-/Videoaufnahmen
• Weitergabe an Dritte

Wichtig: Einwilligung muss freiwillig, informiert und widerrufbar sein!

3. Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)

Möglich für:

• Direktmarketing an Bestandskunden
• IT-Sicherheitsmaßnahmen
• Interne Verwaltungszwecke

Praktische Umsetzung

Datenschutzerklärung erstellen

Pflichtangaben:

• Ihre Kontaktdaten als Verantwortlicher
• Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
• Speicherdauer
• Betroffenenrechte
• Hinweis auf Beschwerderecht

Spezifisch für Coaches:

• Umgang mit Coaching-Notizen
• Videokonferenz-Tools
• Cloud-Speicherung
• Terminbuchungssysteme

Auftragsverarbeitungsverträge (AVV)

AVV erforderlich bei:

• Cloud-Speicher (Dropbox, Google Drive)
• E-Mail-Provider
• Terminbuchungstools
• Videokonferenz-Software
• CRM-Systeme

Prüfen Sie:

• Ist ein AVV vorhanden?
• Entspricht er DSGVO-Standards?
• Sind Subunternehmer genannt?

Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM)

Technische Maßnahmen:

• Verschlüsselte Datenübertragung (SSL)
• Passwortschutz für alle Geräte
• Regelmäßige Backups
• Firewall und Virenschutz
• Verschlüsselte Speicherung sensibler Daten

Organisatorische Maßnahmen:

• Clean-Desk-Policy
• Verschwiegenheitserklärungen
• Zugriffskonzepte
• Löschkonzepte
• Notfallpläne

Umgang mit sensiblen Daten

Besondere Kategorien (Art. 9 DSGVO)

Im Coaching oft relevant:

• Gesundheitsdaten
• Daten zur sexuellen Orientierung
• Religiöse Überzeugungen
• Politische Meinungen

Erforderlich: Ausdrückliche Einwilligung oder andere spezielle Rechtsgrundlage

Praktische Tipps

Do's:

• Minimale Dokumentation
• Pseudonymisierung wo möglich
• Getrennte Speicherung
• Verschlüsselung

Don'ts:

• Detaillierte Krankengeschichten
• Unnötige Kategorisierungen
• Weitergabe ohne Einwilligung
• Unsichere Kommunikation

Betroffenenrechte managen

Die wichtigsten Rechte

1. Auskunftsrecht: Welche Daten speichern Sie?
2. Berichtigungsrecht: Fehlerhafte Daten korrigieren
3. Löschrecht: "Recht auf Vergessenwerden"
4. Datenportabilität: Daten in strukturierter Form
5. Widerspruchsrecht: Gegen bestimmte Verarbeitungen

Prozesse etablieren

Reaktionszeit: Maximal 1 Monat

Dokumentation:

• Anfrage protokollieren
• Identität prüfen
• Maßnahmen dokumentieren
• Antwort archivieren

DSGVO-konforme Tools für Coaches

Videokonferenz

Empfohlen:

• Zoom (mit richtigen Einstellungen)
• Microsoft Teams
• Whereby (DSGVO-konform)

Einstellungen beachten:

• Keine Cloud-Aufzeichnung
• Verschlüsselte Übertragung
• Europäische Server

Terminbuchung

DSGVO-konforme Anbieter:

• Calendly (mit AVV)
• SimplyBook.me
• Terminland

Cloud-Speicher

Empfehlungen:

• Tresorit (Ende-zu-Ende verschlüsselt)
• pCloud (Schweizer Server)
• Nextcloud (selbst gehostet)

Dokumentationspflichten

Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten

Inhalt:

• Name und Kontaktdaten
• Zwecke der Verarbeitung
• Kategorien betroffener Personen
• Kategorien von Daten
• Empfänger
• Löschfristen
• TOMs

Datenschutz-Folgenabschätzung

Wann erforderlich?

• Umfangreiche Verarbeitung sensibler Daten
• Systematische Überwachung
• Neue Technologien mit hohem Risiko

Praktisches Vorgehen bei Datenpannen

Sofortmaßnahmen

1. Schadensbegrenzung: Zugriffe sperren
2. Dokumentation: Was ist passiert?
3. Bewertung: Risiko für Betroffene?
4. Meldung: Bei hohem Risiko an Aufsichtsbehörde (72h)

Präventionsmaßnahmen

• Regelmäßige Backups
• Zugriffsprotokolle
• Schulung von Mitarbeitern
• Notfallplan erstellen

Internationale Aspekte

Drittlandtransfers

Bei internationalen Klienten beachten:

• Standardvertragsklauseln
• Angemessenheitsbeschlüsse
• Zusätzliche Schutzmaßnahmen

Online-Coaching weltweit

• Serverstandorte prüfen
• Lokale Datenschutzgesetze
• Transparenz gegenüber Klienten

Checkliste für Coaches

Sofort umsetzen

• [ ] Datenschutzerklärung aktualisieren
• [ ] AVV mit allen Dienstleistern
• [ ] Einwilligungen dokumentieren
• [ ] Löschkonzept erstellen
• [ ] Mitarbeiter schulen

Mittelfristig

• [ ] Verarbeitungsverzeichnis anlegen
• [ ] TOM dokumentieren
• [ ] Notfallplan erstellen
• [ ] Prozesse für Betroffenenrechte
• [ ] Regelmäßige Audits

Kontinuierlich

• [ ] Dokumentation aktuell halten
• [ ] Neue Tools prüfen
• [ ] Gesetzesänderungen verfolgen
• [ ] Datenschutz-Kultur leben

Fazit: Datenschutz als Wettbewerbsvorteil

DSGVO-Compliance ist nicht nur rechtliche Pflicht, sondern auch Vertrauensbeweis gegenüber Ihren Klienten. Ein professioneller Umgang mit Datenschutz:

• Stärkt das Vertrauen
• Minimiert rechtliche Risiken
• Professionalisiert Ihr Business
• Differenziert von Mitbewerbern

Beginnen Sie heute mit der Umsetzung. Schritt für Schritt zur vollständigen DSGVO-Compliance. Ihre Klienten werden es Ihnen danken.